Jouw facturen via het Zenboek leveranciersportaal indienen: een handige checklist

Als leverancier wil je natuurlijk dat je facturen snel en zonder problemen worden verwerkt en betaald. Het Zenboek leveranciersportaal maakt dit proces een stuk eenvoudiger, maar het is belangrijk dat je de facturen correct indient. Met deze checklist weet je zeker dat je niets over het hoofd ziet.

1. Controleer de gegevens van je opdrachtgever

Voordat je een factuur opstelt, controleer je altijd of je de juiste gegevens van je opdrachtgever hebt. Een fout in de naam, het adres of het KvK-nummer kan leiden tot vertraging in de verwerking. Zorg ook dat je de correcte contactpersoon vermeldt, indien van toepassing. Dit voorkomt misverstanden en zorgt ervoor dat je factuur bij de juiste afdeling terechtkomt.

2. Zorg voor een complete en correcte factuur

Een geldige factuur voldoet aan een aantal wettelijke eisen. Denk hierbij aan:

• Jouw volledige bedrijfsnaam en adres
• De volledige bedrijfsnaam en adres van de opdrachtgever
• Jouw btw-nummer en het btw-nummer van de opdrachtgever (indien van toepassing)
• Jouw KvK-nummer
• Een uniek factuurnummer
• De factuurdatum
• Een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten
• Het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag
• Het totaalbedrag inclusief btw
• De betaaltermijn

Controleer of alle bedragen kloppen en of de btw correct is berekend. Fouten hierin zijn een veelvoorkomende reden voor afkeuring of vertraging.

3. Voeg alle benodigde bijlagen toe

Afhankelijk van de afspraken en de aard van de levering, kan het zijn dat je bijlagen moet toevoegen aan je factuur. Denk hierbij aan:

• Ondertekende offertes
• Werkbonnen
• Urenstaten
• Leveringsbewijzen
• Specificaties van materialen of diensten

Zorg ervoor dat alle relevante documenten digitaal beschikbaar zijn en upload ze samen met je factuur in het portaal. Dit versnelt het goedkeuringsproces aanzienlijk, omdat de opdrachtgever direct alle informatie bij de hand heeft.

4. Dien je factuur tijdig in

Betaaltermijnen beginnen vaak te lopen vanaf het moment dat een factuur *correct* is ontvangen. Dien je factuur daarom zo snel mogelijk in nadat de goederen zijn geleverd of de diensten zijn verricht. Zo voorkom je dat de betaling onnodig vertraging oploopt. Via het Zenboek leveranciersportaal kun je facturen eenvoudig en snel uploaden, wat bijdraagt aan een tijdige indiening. Lees meer over het indienen van facturen via een digitaal portaal of op de traditionele manier in ons artikel: Facturen indienen als leverancier: digitaal via het portaal of de traditionele weg?

5. Houd de status van je factuur in de gaten

Nadat je een factuur hebt ingediend, wil je natuurlijk weten wat de status is. Het Zenboek leveranciersportaal biedt je hier direct inzicht in. Je kunt zien of de factuur is ontvangen, in behandeling is, goedgekeurd is of al betaald. Maak er een gewoonte van om de status van je ingediende facturen regelmatig te controleren. Dit helpt je proactief te reageren als er vragen zijn of als er onverhoopt vertraging optreedt. Als je de eerste keer een factuur indient, kan dit artikel je helpen: Je eerste factuur indienen via het Zenboek leveranciersportaal

Zenboek voor een efficiënte samenwerking

Het Zenboek leveranciersportaal stroomlijnt de communicatie en administratie tussen jou en je opdrachtgever. Door je facturen via het portaal in te dienen en de status zelf te monitoren, ben je minder afhankelijk van telefoontjes of e-mails en heb je altijd direct inzicht. Dit zorgt voor een snellere verwerking, minder vragen en uiteindelijk een efficiëntere samenwerking. Log in via https://zenboek.com/supplier-portal/login om jouw facturen in te dienen en de status te bekijken. Je leest meer over de voordelen van het beheren van je inkoop en leveranciers via Zenboek op de Inkoop & Leveranciers featurepagina.