Verwerkersovereenkomst (DPA)

Partijen

Deze Verwerkersovereenkomst (hierna: "DPA") wordt gesloten tussen:

Verwerker:

Softply (handelsnaam: Zenboek), Meerring 34, 5658LD Eindhoven, KvK-nummer 95773428, BTW: NL005173326B42 (hierna: "Softply")

Verwerkingsverantwoordelijke:

De klant die een abonnement heeft afgesloten bij Zenboek (hierna: "Klant")

Artikel 1: Definities

Persoonsgegevens: Als bedoeld in AVG Artikel 4 lid 1
Verwerking: Als bedoeld in AVG Artikel 4 lid 2
Betrokkene: Als bedoeld in AVG Artikel 4 lid 1, de klanten, werknemers of contacten van de Klant
Diensten: De SaaS-boekhoudingssoftware van Zenboek
AVG: Verordening (EU) 2016/679 (Algemene Verordening Gegevensbescherming)

Artikel 2: Onderwerp en duur van de verwerking

Zenboek verwerkt persoonsgegevens namens de Klant ten behoeve van het verlenen van de Diensten. De verwerking duurt voort zolang de Klant gebruik maakt van de Diensten, tenzij anders overeengekomen.

Artikel 3: Aard en doel van de verwerking

Een door de Klant ingestelde MCP-koppeling geldt als instructie voor de geselecteerde import of gegevensuitwisseling binnen diens bedrijfsrechten. De Klant bepaalt de externe ontvanger of bron, en kiest per onderdeel van de administratie of de ontvanger mag lezen, concepten mag aanmaken of ook definitief mag verwerken. De ontvanger krijgt nooit meer toegang dan de gebruiker die de koppeling instelde. Zenboek geeft via een koppeling nooit BSN, bankrekeningnummers van personen, wachtwoorden of gezondheidsgegevens (waaronder verzuim en ziekteverlof) door; salarisgegevens alleen als de Klant daar een aparte keuze voor maakt. Voor het delen van gegevens van werknemers of sollicitanten bevestigt de Klant dat hij daarvoor een grondslag heeft en een verwerkersovereenkomst met de ontvanger, en bij verwerking buiten de EER een geldige doorgiftegrond; Zenboek legt die bevestiging vast. Zenboek bewaart toegangstokens en importvoorbeelden versleuteld. Ontkoppelen verwijdert de opgeslagen toegang en openstaande importvoorbeelden; geïmporteerde administratie blijft onder de bestaande bewaartermijnen vallen. De Klant kan de toestemming ook bij de externe aanbieder intrekken.

Een door de Klant ingestelde webshop- of marktplaatskoppeling (Shopify, WooCommerce of bol.com) geldt als instructie om bestellingen respectievelijk facturen en afrekeningen bij dat platform op te halen en daarvan verkoopfacturen, klantrecords en inkoopfacturen in de administratie van de Klant te maken. Zenboek leest alleen, stuurt geen persoonsgegevens naar het platform terug en bewaart de toegangssleutels versleuteld. Het platform verwerkt de gegevens op grond van de eigen overeenkomst van de Klant met dat platform en is geen subverwerker van Zenboek. Ontkoppelen wist de sleutels; geïmporteerde administratie blijft onder de bestaande bewaartermijnen vallen.

Gebruikt de Klant Zenboek als inlogdienst (SAML-identity provider) voor andere apps, dan geldt elke door de Klant gekoppelde app als instructie om bij een login van een teamlid identiteitsgegevens aan die app te verstrekken: het e-mailadres of een vaste, niet herleidbare gebruikers-ID per app, en uitsluitend de gegevens die de Klant per app aanzet (voor- en achternaam, weergavenaam, rol of bedrijfsrol). De Klant kiest de ontvangende apps en bepaalt wie er toegang heeft, en blijft daarvoor verwerkingsverantwoordelijke; de Klant zorgt voor een grondslag, voor een eigen overeenkomst met de aanbieder van de app en, bij verwerking buiten de EER, voor een geldige doorgiftegrond. De aanbieder van de app is een ontvanger die de Klant kiest en geen subverwerker van Zenboek. Zenboek bewaart per app het moment van de laatste login per teamlid, legt elke login vast in het auditlog van de Klant en bewaart de ondertekeningssleutel versleuteld; de inhoud van de berichten aan de app wordt niet bewaard of gelogd. Ontkoppelen of het inactief maken van een teamlid stopt het verstrekken direct.

Categorie gegevens	Doel	Betrokkenen	Bewaartermijn
Naam, e-mail, telefoonnummer, adres	Klant- en leveranciersbeheer, facturatie	Klanten en leveranciers van de Klant	7 jaar (fiscale bewaarplicht)
Financiële transactiegegevens	Boekhouding, bankrekening koppeling	Klanten en werknemers van de Klant	7 jaar (fiscale bewaarplicht)
Salarisgegevens, BSN	Personeelsadministratie, loonaangifte	Werknemers van de Klant	5 jaar na uitdiensttreding
Noodcontacten van een werknemer (naam, relatie tot de werknemer en telefoonnummer, maximaal twee personen)	Bereikbaarheid in een noodgeval (HR-module); alleen zichtbaar voor de werknemer zelf (medewerkersportaal en app) en gebruikers van de Klant met HR-rechten, niet gelogd	Contactpersonen die de werknemer opgeeft (derden)	Tot wijziging of verwijdering, uiterlijk automatisch gewist 3 maanden na uitdiensttreding
Voertuig- en objectgegevens (soort object, kenteken, merk, model, omschrijving, optioneel chassis-, frame-, serie-, bouw- of rompnummer (CIN), APK-datum, een zelf benoemde keuring met vervaldatum, kilometerstanden of draaiuren, onderhoudsdatum of -tellergrens, optioneel het adres waar het object bij de klant staat, opgeslagen bandensets, uitleengegevens van leenauto's met kilometerstand, brandstof en schadeopmerkingen). Kenteken en chassis-, frame-, serie- en rompnummer zijn herleidbaar tot de eigenaar en worden als persoonsgegevens behandeld.	Werkplaatsadministratie, bandenhotel, leenauto's en APK-, keurings-, onderhouds- en bandenwisselherinneringen (werkplaatsmodule, alleen als de Klant die aanzet); een kenteken of serie- of framenummer dat een klant bij een online afspraak opgeeft	Klanten van de Klant	Tot verwijdering door de Klant; kenteken of serie- of framenummer en de tellerstand op offertes en facturen 7 jaar (fiscale bewaarplicht)
Verkeersboetes op voertuigen van de Klant (CJIB-nummer, feitcode, overtreding, moment, plaats, bedrag, scan van de beschikking, vermoedelijke bestuurder); bij verhaal op het loon de datum en vindplaats van de schriftelijke toestemming van de werknemer, de beslagvrije voet, de HR-goedkeuring, het bezwaar van de werknemer met de beslissing en de historie	Wagenparkbeheer en verrekening met het loon via een gecontroleerde loonafspraak (alleen als de Klant de wagenpark- en HR-module gebruikt); bezwaar en beslissing zijn alleen zichtbaar voor de werknemer zelf en gebruikers met HR-rechten	Werknemers van de Klant	Verrekende boetes als onderdeel van de loonadministratie 7 jaar (fiscale bewaarplicht); overige boetegegevens tot verwijdering door de Klant
Akkoordhandtekening op een werkbon (afbeelding van de handtekening, naam van de ondertekenaar, tijdstip en een samenvatting van waarvoor getekend is)	Vastleggen van het akkoord van de klant op de oplevering of op meerwerk (werkplaatsmodule, alleen als de Klant die aanzet); de afbeelding staat in afgeschermde opslag en is alleen zichtbaar voor gebruikers van de Klant met toegang tot werkbonnen	Klanten van de Klant	Zolang de werkbon bestaat, tot verwijdering door de Klant
Service op locatie: locaties met contactpersoon (naam, telefoon, e-mail) en toegangsinstructies, koudemiddel en vulling van installaties, checklistresultaten en meetwaarden, F-gassenlogboek met naam van de monteur, certificaten van keuringsinstellingen, storingsmeldingen met naam en telefoonnummer van de melder en een eventuele foto	Onderhoud en storingen bij klanten van de Klant, onderhoudscontracten, onderhoudsrapporten en het F-gassenlogboek (servicemodule, alleen als de Klant die aanzet); certificaten en foto's staan in afgeschermde opslag en zijn alleen via de applicatie te openen	Klanten van de Klant, hun contactpersonen op locatie, medewerkers van de Klant	Tot verwijdering door de Klant; het F-gassenlogboek minstens 5 jaar (art. 7 Verordening (EU) 2024/573), een installatie met een logboek van minder dan 5 jaar oud is niet te verwijderen
Occasiongegevens (kenteken, chassisnummer, kilometerstand, foto's van de auto, naam van de verkoper of inruiler, koper, inkoop- en verkoopprijs)	Voorraad- en margeadministratie van gebruikte auto's, verkoopfactuur en inruil (occasionverkoopmodule, alleen als de Klant die aanzet)	Klanten van de Klant (kopers en verkopers van auto's)	Tot verwijdering door de Klant; een verkochte of gefactureerde auto hoort bij de margeadministratie en blijft 7 jaar bewaard (fiscale bewaarplicht)
Uitzendgegevens (plaatsingen met uurloon en tarief, urenbriefjes, fase, datum en soort identiteitscontrole zonder kopie of documentnummer, geldigheid werkvergunning) en het urenakkoord van de inlener (naam, e-mailadres, tijdstip, IP-adres, browser, controlegetal), gecontroleerde contractgegevens, fasebeginstanden en referentieweken, pensioen- en fondsdeelnames, wettelijk benodigde AWf-bewijsreferenties en geldigheidsdatums, uitkeringssoort van UWV-werkgeversbetaling zonder medische details, bevestigde loonbronreferenties en versleutelde historische loonberekeningsgegevens, woonperioden, huurafspraken, kwaliteits- en certificeringsreferenties, vrijwillige woonkeuzes en afzonderlijke, intrekbare looninhoudingsmachtigingen; ritten, chauffeurs en passagiers; gecontroleerde loonafspraken, inhoudingen, reserveringssaldi en gedateerde ziekteregels met bronhistorie, zonder diagnoses; gedateerde arbeidsvoorwaarden van de inlener en gecontroleerde inkomensgarantiebronnen met aankomst- en werkstartdatums en bewijsreferenties, zonder nationaliteit of afkomst af te leiden	Plaatsing, fasensysteem, facturatie aan inleners en verloning van flexkrachten (module uitzenden, alleen als de Klant die aanzet). Interne koppeling van vacatures aan inleners vereist toegang tot werving en uitzenden; interne koppeling van roosterdiensten aan plaatsingen vereist toegang tot planning en uitzenden. Deze koppelingen geven inleners geen toegang tot kandidaat- of medewerkerdossiers en staan los van het bestaande urenakkoord via de e-maillink. Huisvesting, vervoer en loonbronnen blijven binnen de eigen organisatie toegankelijk met passende HR-, uitzend- en financiële rechten. Pensioenaangiften gebruiken afzonderlijke test- en productie-inrichting; verzending naar een pensioenuitvoerder vereist de expliciet ingerichte aansluiting en de betreffende bevoegdheid	Flexkrachten van de Klant en contactpersonen van inleners	Tot verwijdering door de Klant; gefactureerde of verloonde urenbriefjes horen bij de loon- en factuuradministratie en blijven 7 jaar bewaard (fiscale bewaarplicht). Een gewone administratiereset bewaart de HR- en loonhistorie. Voor woon- en vervoersgegevens bepaalt de Klant de toepasselijke bewaartermijn per doel en wettelijke verplichting
Gebruikersaccountgegevens	Toegangsbeheer platform	Gebruikers van de Klant	Tot 90 dagen na verwijdering, daarna onherroepelijk geanonimiseerd

Artikel 4: Verplichtingen van Zenboek als Verwerker

Zenboek verbindt zich tot het volgende:

Persoonsgegevens uitsluitend verwerken op basis van gedocumenteerde instructies van de Klant
Vertrouwelijkheid waarborgen van alle medewerkers die toegang hebben tot de persoonsgegevens
Passende technische en organisatorische maatregelen nemen conform AVG Artikel 32
Geen nieuwe subverwerkers inzetten zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Klant (algemene toestemming verleend conform de subverwerkerslijst op /subverwerkers)
De Klant bijstaan bij het uitoefenen van rechten van betrokkenen (toegang, correctie, verwijdering, portabiliteit)
De Klant informeren bij datalekken die betrekking hebben op zijn persoonsgegevens binnen 48 uur
Bij beëindiging van de overeenkomst alle persoonsgegevens verwijderen of teruggeven aan de Klant

Artikel 5: Beveiliging (AVG Artikel 32)

Zenboek heeft de volgende technische en organisatorische maatregelen genomen:

Versleuteling van gevoelige gegevens in rust (AES-256, waaronder BSN, IBAN en authenticatiesleutels) en van alle transport (HTTPS met TLS 1.2 of hoger en HSTS)
Toegangscontrole op basis van least privilege, met rol-gebaseerde rechten
Tweefactorauthenticatie (TOTP) beschikbaar voor alle gebruikers
Audit logging van het aanmaken, wijzigen en verwijderen van gegevens in de kernadministratie (onder meer facturen, boekingen, banktransacties, relaties en personeels- en salarisgegevens), van inlogpogingen, en van toegang tot een administratie door beheerders van Zenboek en door gekoppelde accountants
Dagelijkse back-ups met versleutelde opslag in EU-datacenters
Automatische controle van softwareafhankelijkheden op bekende kwetsbaarheden bij elke wijziging, en periodieke interne beveiligingsaudits van de code
Rate limiting op alle API-endpoints (per IP-adres en per gebruiker), met strengere limieten op inloggen, registratie, 2FA en AI-functies, en een maximale requestgrootte; in de webapplicatie daarnaast automatische blokkering van IP-adressen bij verdacht inloggedrag

Artikel 6: Subverwerkers

De Klant verleent Zenboek algemene toestemming voor het inzetten van de subverwerkers zoals gepubliceerd op zenboek.com/subverwerkers. Zenboek informeert de Klant ten minste 30 dagen van tevoren bij wijzigingen in de subverwerkerslijst.

Artikel 7: Doorgifte buiten de EU/EER

Een deel van de subverwerkers is gevestigd buiten de EU/EER, hoofdzakelijk in de Verenigde Staten. Welke subverwerkers dat zijn, blijkt uit de kolom "Vestigingsland" van de subverwerkerslijst op zenboek.com/subverwerkers. Die lijst is leidend en wordt bij elke wijziging bijgewerkt; deze DPA somt de betrokken partijen bewust niet afzonderlijk op, zodat opsomming en lijst niet uit elkaar kunnen lopen.

Voor elke doorgifte buiten de EU/EER wordt een passende waarborg ingezet conform AVG Artikel 46: Standaard Contractuele Clausules (AVG art. 46 lid 2 sub c) en/of, wanneer de ontvanger daaronder is gecertificeerd, het EU-VS Data Privacy Framework (adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie van 10 juli 2023). De ingezette waarborg staat per subverwerker vermeld in de kolom "AVG-grondslag" van dezelfde lijst. Een transfer impact assessment is op verzoek beschikbaar.

Artikel 8: Datalekken

Zenboek informeert de Klant binnen 48 uur na ontdekking van een datalek dat betrekking heeft op zijn persoonsgegevens. De melding bevat minimaal: de aard van het incident, de betrokken gegevenscategorieën, geschat aantal betrokkenen, waarschijnlijke gevolgen en getroffen maatregelen.

Artikel 9: Rechten van betrokkenen

Zenboek stelt de Klant in staat om AVG-rechten van betrokkenen te faciliteren (inzage, correctie, verwijdering, beperking, portabiliteit, bezwaar) via de GDPR-instellingen in het platform. Verzoeken worden binnen de wettelijke termijn van één maand verwerkt.

Artikel 10: Beëindiging

Na beëindiging van de overeenkomst bewaart Zenboek persoonsgegevens maximaal 90 dagen, waarna ze permanent worden verwijderd, tenzij de Klant eerder om verwijdering verzoekt of wettelijke bewaarplichten van toepassing zijn.

Artikel 11: Toepasselijk recht en bevoegde rechter

Op deze DPA is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van de Rechtbank Eindhoven, tenzij dwingend recht een andere rechter aanwijst.

Contactgegevens

Softply (handelsnaam: Zenboek)

Meerring 34, 5658LD Eindhoven

KvK: 95773428 • BTW: NL005173326B42

Tel: +31 6 23630807

Functionaris Gegevensbescherming: privacy@zenboek.com

Voor een ondertekend exemplaar van deze DPA: e-mail naar privacy@zenboek.com