Algemene Voorwaarden

Artikel 1. Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

• Zenboek: Een product van Softply (KvK 95773428), gevestigd te Eindhoven, aanbieder van de Diensten.
• Klant: De onderneming of zelfstandige professional die de Diensten afneemt en akkoord is gegaan met deze voorwaarden. Consumenten (niet handelend in beroeps- of bedrijfsmatige hoedanigheid) vallen buiten de doelgroep van Zenboek.
• Gebruiker: Iedere natuurlijke persoon die namens de Klant toegang heeft tot het Platform.
• Diensten: Alle online SaaS-diensten, tools en functionaliteiten aangeboden via het Platform, waaronder boekhoudsoftware, bankintegraties, AI-functies, rapportages en aanverwante modules.
• Platform: De web- en mobiele applicatie van Zenboek, inclusief API's en alle gerelateerde systemen.
• AI-functies: Functionaliteiten op basis van kunstmatige intelligentie, waaronder geautomatiseerde transactiecategorisatie, AI Boekhouding Assistent, Belastingoptimalisatie-analyse en gerelateerde tools.
• Klantdata: Alle gegevens die de Klant of Gebruikers op het Platform invoeren, uploaden of via koppelingen aanleveren.
• Overeenkomst: De overeenkomst tussen Zenboek en Klant, bestaande uit het abonnement, deze algemene voorwaarden en het privacybeleid.
• Abonnement: De door Klant gekozen betaalde of gratis toegangsvorm tot de Diensten.

Artikel 2. Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, overeenkomsten en dienstverlening van Zenboek, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen. De toepasselijkheid van algemene voorwaarden van de Klant wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.

Door het aanmaken van een account, het activeren van een abonnement, of het daadwerkelijk gebruik van de Diensten, aanvaardt de Klant deze voorwaarden. Indien de Klant namens een organisatie handelt, garandeert hij/zij bevoegd te zijn deze voorwaarden te aanvaarden.

Zenboek behoudt zich het recht voor deze voorwaarden eenzijdig te wijzigen. Gewijzigde voorwaarden worden minimaal 30 dagen van tevoren per e-mail aangekondigd. Voortgezet gebruik na de ingangsdatum geldt als aanvaarding. Indien de Klant niet akkoord gaat, kan hij de Overeenkomst opzeggen vóór de ingangsdatum van de wijziging.

Artikel 3. Dienstverlening en Beschikbaarheid

Zenboek biedt een online SaaS-platform aan, inclusief maar niet beperkt tot:

• Facturatie, offertes en relatiebeheer
• Financiële rapportages en boekhouding
• BTW-aangiften en fiscale overzichten
• Bankintegraties via PSD2-gecertificeerde providers
• AI-gestuurde transactiecategorisatie en analyse
• CRM, projectbeheer en voorraadbeheer

Zenboek streeft naar een beschikbaarheid van 99,5% per kalendermaand, exclusief gepland onderhoud. Gepland onderhoud wordt minimaal 48 uur van tevoren aangekondigd en wordt zoveel mogelijk buiten kantooruren gepland. De volledige servicegaranties, responstijden en compensatieregeling zijn vastgelegd in het Service Level Agreement, beschikbaar op zenboek.com/sla.

Zenboek behoudt zich het recht voor de Diensten te wijzigen, uit te breiden of te beperken. Bij substantiële beperking van functionaliteiten die onderdeel zijn van het lopende Abonnement wordt de Klant minimaal 30 dagen vooraf geïnformeerd.

De uitvoering van de Diensten is een inspanningsverplichting, geen resultaatsverplichting. Zenboek garandeert geen specifieke uitkomsten van het gebruik van de Diensten.

Artikel 4. Kunstmatige Intelligentie: Informatief Karakter

Diverse AI-functies op het Platform genereren geautomatiseerde analyses, categorisaties, belastingtips, financiële inzichten en andere suggesties op basis van de door de Klant aangeleverde Klantdata.

De uitkomsten van AI-functies zijn uitsluitend informatief van aard en vormen geen professioneel fiscaal, juridisch, accountancy- of financieel advies. AI-outputs vervangen onder geen beding het advies van een gekwalificeerd belastingadviseur, accountant, notaris of andere juridische of financiële professional.

AI-modellen kunnen fouten maken, verouderde informatie bevatten, of onjuiste conclusies trekken op basis van de aangeleverde data. Zenboek:

• Garandeert niet de juistheid, volledigheid of actualiteit van AI-gegenereerde uitkomsten;
• Is niet aansprakelijk voor schade, direct of indirect, die voortvloeit uit het opvolgen van AI-suggesties of AI-analyses;
• Is niet aansprakelijk voor gemiste belastingvoordelen, onjuiste aangiften, of fiscale boetes die verband houden met AI-outputs;
• Is niet verantwoordelijk voor wijzigingen in wet- of regelgeving die de AI-analyses verouderd maken.

De Klant is te allen tijde zelf verantwoordelijk voor het controleren en beoordelen van AI-outputs alvorens deze te gebruiken voor financiële, fiscale of zakelijke beslissingen. De Klant dient AI-suggesties voor belastingoptimalisatie, categorisatie of financieel beheer altijd te verifiëren bij een bevoegd professioneel adviseur.

Voor de transactiecategorisatiefunctie geldt dat de AI leert van gebruikerscorrecties op bedrijfsniveau. Deze gecorrigeerde categorieën worden opgeslagen per bedrijf en verbeteren toekomstige suggesties. De Klant is zelf verantwoordelijk voor de juistheid van ingevoerde correcties.

Artikel 5. Verplichtingen van de Klant

De Klant is verplicht:

• Accurate, volledige en actuele gegevens in te voeren op het Platform;
• Inloggegevens strikt vertrouwelijk te houden en niet te delen met onbevoegden;
• Bij gebleken of vermoed ongeautoriseerd gebruik onmiddellijk Zenboek te informeren;
• Het Platform uitsluitend te gebruiken voor wettige doeleinden en conform deze voorwaarden;
• Zelfstandig (externe) back-ups te maken van Klantdata waarvoor langetermijnbewaring van belang is;
• AI-suggesties en automatisch gegenereerde rapportages zelf te (laten) verifiëren vóór gebruik in aangiften of zakelijke beslissingen;
• Niet te proberen de beveiliging, werking of integriteit van het Platform te omzeilen, te kraken of te misbruiken;
• Derden geen toegang te verschaffen tot het Platform via gedeelde inloggegevens anders dan via de officiële teambeheersfunctionaliteit.

Eigenaar van het bedrijfsaccount. Per bedrijf is één Gebruiker de eigenaar: die beheert het Abonnement en de betaling en is voor Zenboek het aanspreekpunt namens de Klant. De Klant kan het eigenaarschap via de teambeheersfunctionaliteit overdragen aan een andere Gebruiker die al teamlid is. Een overdracht gaat alleen door als de huidige en de nieuwe eigenaar daar allebei mee instemmen; de nieuwe eigenaar verklaart daarbij bevoegd te zijn namens de Klant op te treden en aanvaardt namens de Klant de dan geldende voorwaarden. Wordt het Abonnement automatisch betaald, dan geeft de nieuwe eigenaar na de overdracht een eigen machtiging af; tot dat moment loopt de bestaande machtiging door, daarna wordt die ingetrokken. De Overeenkomst, het Abonnement en de Klantdata blijven bij dezelfde Klant. Een overdracht van de onderneming zelf aan een andere partij (zoals een verkoop of een omzetting) valt hier niet onder.

De Klant is aansprakelijk voor alle schade die Zenboek lijdt als gevolg van het niet nakomen van bovenstaande verplichtingen. Zenboek heeft het recht bij overtreding de toegang tot het Platform per direct op te schorten of te beëindigen, zonder verplichting tot terugbetaling van reeds betaalde abonnementsgelden.

Artikel 6. Prijzen, Betaling en Abonnement

Alle prijzen zijn exclusief BTW en andere van overheidswege opgelegde heffingen, tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven. Prijswijzigingen worden minimaal 30 dagen van tevoren per e-mail aangekondigd.

Betaling geschiedt vooraf per maand of per jaar, afhankelijk van het gekozen Abonnement. Bij uitblijven van betaling ontvangt de Klant een betalingsherinnering. Indien betaling uitblijft na een tweede herinnering, is Zenboek gerechtigd de toegang per direct op te schorten zonder nadere aankondiging, totdat volledige betaling heeft plaatsgevonden.

Bij opschorting wegens wanbetaling blijven de data 30 dagen bewaard. Na herstel van betaling wordt de toegang hersteld. Na het verstrijken van 30 dagen zonder betaling is Zenboek gerechtigd de Klantdata te verwijderen.

De gratis proefperiode van 90 dagen geldt eenmalig per onderneming: voor nieuwe Klanten zonder bestaand account, en niet voor een onderneming (herkend aan het KvK-nummer) die al eerder een proefperiode of een betaald Abonnement bij Zenboek had. Aan de proefperiode zijn geen verplichtingen verbonden. Na de proefperiode vervalt de toegang automatisch, tenzij de Klant een betalend Abonnement activert.

Jaarabonnementen worden automatisch verlengd tenzij minimaal 30 dagen voor het einde van de lopende periode schriftelijk is opgezegd.

Aanbrengkorting via een administratie- of accountantskantoor. Een Klant die via de persoonlijke aanbrenglink of -code van een administratie- of accountantskantoor bij Zenboek komt, kan korting op zijn Abonnement krijgen zolang Zenboek dit programma aanbiedt. Het percentage en de duur van de korting worden getoond voordat de Klant afrekent en gelden vanaf de eerste afschrijving; daarna geldt het gewone tarief. Een al toegekende korting loopt af zoals hij is toegekend, ook als Zenboek het programma later wijzigt of beëindigt. De link of code moet worden gebruikt voordat de Klant voor het eerst voor het Abonnement betaalt (de verificatiebetaling bij de proefperiode inbegrepen); korting met terugwerkende kracht wordt niet gegeven. De aanbrengkorting is niet te combineren met een andere kortingscode of actie, en geldt niet voor een bedrijf van het kantoor zelf. Het kantoor ontvangt van Zenboek geen vergoeding, provisie of andere betaling voor het aanbrengen. Het kantoor ziet alleen de naam van het aangebrachte bedrijf, de datum van aanmelding en of het Abonnement actief is; toegang tot de administratie krijgt het kantoor uitsluitend als de Klant het daarvoor zelf uitnodigt.

Artikel 7. Opzegging en Beëindiging

Maandabonnementen kunnen maandelijks worden opgezegd, met een opzegtermijn van één kalendermaand. Jaarabonnementen kunnen worden opgezegd met inachtneming van een opzegtermijn van 30 dagen voor het einde van de abonnementsperiode.

Opzegging dient schriftelijk te worden bevestigd via het klantenportaal of via info@zenboek.com. Een opzeggingsbevestiging per e-mail is het definitieve bewijs van opzegging.

Na beëindiging van de Overeenkomst heeft de Klant 90 dagen de tijd om zijn Klantdata te exporteren. Na deze periode wordt alle Klantdata onherroepelijk verwijderd, met uitzondering van gegevens die Zenboek op grond van wettelijke bewaarplicht (waaronder fiscale verplichtingen) dient te bewaren.

Bij beëindiging worden reeds betaalde abonnementsgelden niet gerestitueerd, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

Zenboek is gerechtigd de Overeenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen bij: (a) ernstige of herhaalde schending van deze voorwaarden door de Klant; (b) faillissement of surseance van betaling van de Klant; (c) misbruik van het Platform; of (d) gebruik in strijd met de wet.

Artikel 8. Aansprakelijkheidsbeperking

Zenboek is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die rechtstreeks het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de Overeenkomst, mits de Klant Zenboek deugdelijk en zo spoedig mogelijk schriftelijk in gebreke heeft gesteld, met een redelijke termijn voor herstel, en Zenboek ook na die termijn toerekenbaar tekortschiet.

Aansprakelijkheid van Zenboek is in alle gevallen beperkt tot het bedrag dat de Klant in de twaalf (12) maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis daadwerkelijk aan Zenboek heeft betaald, met een maximum van € 2.500 per schadeveroorzakende gebeurtenis en € 5.000 per kalenderjaar.

Zenboek is nimmer aansprakelijk voor:

• Indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen of omzetderving;
• Schade door onjuiste of onvolledige AI-outputs, analyses of belastingtips;
• Schade door gebruikerscorrecties die zijn opgeslagen in het leersysteem en vervolgens onjuist worden toegepast;
• Schade door storingen, vertragingen of fouten in bankintegraties of koppelingen met derde partijen;
• Schade door verlies van Klantdata als gevolg van handelingen van de Klant of beveiligingsincidenten die niet direct aan Zenboek zijn toe te rekenen;
• Schade door handelen op basis van rapportages, financiële overzichten of fiscale analyses gegenereerd door het Platform;
• Fiscale boetes, naheffingen of renteschade die verband houden met gebruik van de Diensten;
• Schade door overmacht, zoals gedefinieerd in Artikel 9;
• Schade als gevolg van het niet beschikbaar zijn van het Platform buiten de gegarandeerde beschikbaarheidsperiodes;
• Schade door handelen of nalaten van de Klant of derden die toegang hebben (gehad) tot het Platform.

De aansprakelijkheidsbeperkingen in dit artikel gelden niet voor zover de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van Zenboek zelf (niet zijnde werknemers of hulppersonen). De aansprakelijkheid voor persoonsletsel of overlijden wordt niet beperkt door deze bepalingen.

Artikel 9. Overmacht

Van overmacht is sprake bij omstandigheden buiten de invloedsfeer van Zenboek die nakoming van de Overeenkomst tijdelijk of blijvend verhinderen, waaronder maar niet beperkt tot:

• Storingen of uitval bij hostingproviders, datacenters of cloudleveranciers;
• Storingen of wijzigingen in diensten van AI-providers (waaronder Google, OpenAI of vergelijkbare aanbieders);
• Storingen of wijzigingen in bankintegraties, PSD2-koppelingen of betaaldiensten;
• DDoS-aanvallen, cyberaanvallen, ransomware of andere kwaadaardige software-aanvallen;
• Uitval van het internet, telecom- of energieinfrastructuur;
• Overheidsmaatregelen, wetswijzigingen of rechterlijke uitspraken;
• Pandemieën, natuurrampen of andere calamiteiten van buitengewone aard.

Tijdens overmacht worden de verplichtingen van Zenboek opgeschort. Indien de overmachtsituatie langer dan 60 dagen duurt, heeft de Klant het recht de Overeenkomst schriftelijk te ontbinden, zonder recht op schadevergoeding. Reeds betaalde bedragen voor de periode na ontbinding worden naar rato gerestitueerd.

Artikel 10. Privacy en Verwerking van Persoonsgegevens

Zenboek verwerkt persoonsgegevens conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en het bijbehorende privacybeleid, te raadplegen via zenboek.com/privacy.

Voor zover de Klant persoonsgegevens van zijn eigen klanten, werknemers of andere derden op het Platform invoert of verwerkt (zoals namen en contactgegevens op facturen), treedt Zenboek op als verwerker en de Klant als verwerkersverantwoordelijke in de zin van de AVG. De Klant is zelf verantwoordelijk voor het hebben van een rechtsgeldige grondslag voor deze verwerking.

De voorwaarden voor de verwerking van persoonsgegevens door Zenboek namens de Klant zijn neergelegd in een verwerkersovereenkomst, die onderdeel uitmaakt van de Overeenkomst. De volledige verwerkersovereenkomst is beschikbaar op zenboek.com/dpa en kan op verzoek worden ondertekend via privacy@zenboek.com.

De Klant vrijwaart Zenboek voor alle aanspraken van derden die voortvloeien uit het verwerken van persoonsgegevens waarvoor de Klant als verwerkersverantwoordelijke geldt.

Artikel 11. Intellectueel Eigendom en Klantdata

Alle intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot het Platform, de software, de AI-modellen, de ontwerpen en de documentatie berusten uitsluitend bij Zenboek of diens licentiegevers. Klanten verkrijgen uitsluitend een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de duur van de Overeenkomst.

Klantdata blijft te allen tijde eigendom van de Klant. Zenboek heeft een beperkte, niet-exclusieve licentie op de Klantdata uitsluitend voor het leveren van de Diensten, waaronder het verbeteren van AI-functies op geaggregeerd, geanonimiseerd niveau. Zenboek zal Klantdata niet verkopen aan of anderszins commercieel ter beschikking stellen aan derden.

Het is de Klant niet toegestaan de software te reverse-engineeren, te decompileren, te kopiëren of afgeleide werken te maken, tenzij dit wettelijk is toegestaan.

Artikel 12. Bankintegraties en Derde Partijen

Zenboek biedt integraties met banken via de PSD2-gecertificeerde open banking dienst Ponto Connect van Ibanity NV. Via Ponto Connect kunt u uw bankrekening koppelen zodat transacties automatisch worden geïmporteerd in uw boekhouding. Deze integratie is afhankelijk van de medewerking en beschikbaarheid van de betreffende bank en Ibanity.

Voor betalingsverwerking (abonnementsgelden, klantfacturen) maakt Zenboek gebruik van Mollie B.V., een in Nederland gevestigde betaalinstelling met vergunning van De Nederlandsche Bank (DNB) op grond van PSD2.

Zenboek is niet aansprakelijk voor: storingen in bankintegraties; wijzigingen in toegang door banken of API-providers; onjuistheid of onvolledigheid van door banken aangeleverde transactiedata; of vertraging in het synchroniseren van transacties.

Voor functies die gebruikmaken van AI van derde partijen (zoals Google Gemini) geldt dat Zenboek afhankelijk is van de beschikbaarheid en kwaliteit van deze externe AI-diensten. Zenboek is niet aansprakelijk voor beperkingen, wijzigingen of storingen in deze externe AI-diensten.

Een volledig overzicht van alle subverwerkers en derde partijen is beschikbaar op zenboek.com/subverwerkers.

Artikel 13. Wijzigingen

Zenboek behoudt zich het recht voor deze algemene voorwaarden te wijzigen. Wijzigingen worden minimaal 30 dagen van tevoren per e-mail aangekondigd aan actieve Klanten. De gewijzigde voorwaarden zijn tevens gepubliceerd op de website.

Indien de Klant niet akkoord gaat met een wezenlijke wijziging, kan hij de Overeenkomst opzeggen per de datum waarop de nieuwe voorwaarden van kracht worden. Voortgezet gebruik na de ingangsdatum geldt als aanvaarding van de gewijzigde voorwaarden.

Artikel 14. Toepasselijk Recht en Geschillenbeslechting

Op deze algemene voorwaarden en alle overeenkomsten is uitsluitend Nederlands recht van toepassing, met uitsluiting van het Weens Koopverdrag (CISG).

Geschillen die voortvloeien uit of verband houden met de Overeenkomst worden bij uitsluiting voorgelegd aan de bevoegde rechter van de Rechtbank Eindhoven, tenzij dwingend recht een andere rechter aanwijst.

Partijen zullen zich inspannen om geschillen in eerste instantie in onderling overleg op te lossen. Alvorens rechtsmaatregelen te treffen zal de eisende partij de wederpartij schriftelijk in kennis stellen van het geschil, waarna partijen 30 dagen de tijd hebben om tot een minnelijke oplossing te komen.