Privacybeleid

1. Wie zijn wij?

Zenboek is een product van Softply, gevestigd te Eindhoven. Softply is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

2. Welke gegevens verzamelen wij?

Wij verzamelen alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor het leveren van onze diensten:

Accountgegevens

• Naam en contactgegevens (e-mail, telefoonnummer)
• Bedrijfsgegevens en KvK-nummer
• Optioneel: uw beroepsregistratie (BIG-registratienummer, beroeps- of kwaliteitsregister, AGB-code of CRKBO-inschrijving), alleen als u die zelf invult om een btw-vrijstelling op uw facturen toe te passen. Deze gegevens komen op uw facturen en offertes te staan.
• Factuuradres

Demo-aanvraag

• Naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam en het gekozen moment
• Optioneel uw KvK-nummer. Dan halen wij uit het openbare Handelsregister de bedrijfsnaam, rechtsvorm, plaats, SBI-activiteiten en het aantal werkzame personen op, om u een passend pakket te adviseren en de demo voor te bereiden. Dat advies bewaren wij bij uw aanvraag.
• Vraagt u een overstapgesprek aan, dan ook dat onderwerp en uw huidige boekhoudpakket

Boekhoud- en financiële gegevens

• Facturen, offertes en financiële transacties
• Klant- en leveranciersgegevens
• BTW- en belastinginformatie
• Bankrekeningnummers (IBAN), alleen via Ponto Connect open banking na uw expliciete toestemming
• Betalingsinformatie, verwerkt via Mollie

Locatiegegevens bij GPS-ritregistratie (optioneel, alleen in de mobiele app)

Wanneer u in de mobiele app zelf een GPS-rit start voor de kilometerregistratie, verzamelen wij gedurende die rit uw GPS-locatiepunten. Deze worden uitsluitend gebruikt om de gereden afstand te berekenen en de gereden route bij de betreffende rit te tonen, en worden opgeslagen als onderdeel van die kilometerregistratie. Het volgen start alleen nadat u zelf op "Start rit" drukt en stopt zodra u de rit beëindigt; er vindt geen locatiebepaling plaats buiten een door u gestarte rit. U kunt een rit met de bijbehorende route op elk moment verwijderen.

Inloggen in de mobiele app (toestel koppelen)

U logt in de mobiele app in door uw toestel te koppelen vanaf de website, met een QR-code en een code die elke 30 seconden wisselt. Daarbij bewaren wij de naam van het toestel en wanneer het is gekoppeld en voor het laatst is gebruikt, zodat u uw gekoppelde toestellen kunt zien en ontkoppelen. Een koppeling vervalt na 90 dagen. Bij het openen vraagt de app Face ID, uw vingerafdruk of de toestelcode: die controle doet het besturingssysteem van uw toestel, en Zenboek ontvangt of bewaart daarbij nooit biometrische gegevens.

Offline gebruik van de mobiele app (gegevens op uw toestel)

Zodat de app ook zonder verbinding bruikbaar blijft (bijvoorbeeld in een kelder of op een bouwplaats), bewaart de mobiele app twee soorten gegevens op uw eigen toestel:

• Een offline kopie van bedrijfsgegevens die u in de app hebt bekeken (zoals werkbonnen, projecten, uren, klanten en producten), maximaal 7 dagen. Bijzondere en gevoelige gegevens worden nooit op het toestel opgeslagen: loonstroken, salarissen, verzuim, bankgegevens, btw-aangiftes, HR-dossiers en inkoopfacturen blijven alleen in het werkgeheugen zolang de app draait, en velden als BSN, IBAN, salaris, geboortedatum, wachtwoorden en tokens worden uit alle overige gegevens weggelaten voordat die worden opgeslagen. Deze kopie is niet apart door de app versleuteld; zij valt onder de afscherming en bestandsversleuteling van het besturingssysteem van uw toestel. Bij uitloggen en bij het wisselen van bedrijf wordt de kopie gewist.
• Een wachtrij van acties die u offline uitvoert (zoals uren, klokacties, werkbonwijzigingen, declaraties, verlofaanvragen en foto's van werkbonnen of bonnetjes), totdat die naar Zenboek zijn verstuurd. Foto's worden na verzending van het toestel verwijderd. Bij uitloggen worden de wachtrij en de foto's gewist; de app waarschuwt u vooraf als er nog acties wachten. Wordt u automatisch uitgelogd (bijvoorbeeld omdat uw sessie is verlopen), dan blijft de wachtrij staan tot u opnieuw inlogt, zodat nog niet verstuurd werk niet verloren gaat. Andere gebruikers op hetzelfde toestel zien uw wachtrij niet.

Om te voorkomen dat een actie uit die wachtrij bij een haperende verbinding twee keer wordt verwerkt, bewaart Zenboek op de server per actie een versleutelde kopie van het antwoord, gekoppeld aan uw gebruiker en bedrijf. Deze kopie wordt na 8 dagen automatisch verwijderd.

Technische gegevens

• IP-adres en browserinformatie
• Gebruikspatronen en paginabezoeken
• Apparaat- en softwareinformatie

Door u verbonden MCP-applicaties en importbronnen

Wanneer u een externe MCP-applicatie toegang geeft, verwerken en delen wij de gegevens binnen de door u ingestelde bedrijfsrechten. U kiest per onderdeel (bijvoorbeeld facturatie, boekhouding, CRM of personeel) of de applicatie mag lezen, concepten mag aanmaken of ook definitief mag verwerken, en de applicatie krijgt nooit meer toegang dan de gebruiker die de koppeling instelde. BSN, bankrekeningnummers van personen, wachtwoorden en gezondheidsgegevens (waaronder verzuim en ziekteverlof) worden via een koppeling nooit gedeeld; salarisgegevens alleen als u daar apart voor kiest. Bij een MCP-import leest Zenboek de door u gekozen bronfunctie uit en bewaart het gekoppelde controlevoorbeeld versleuteld. Pas na uw bevestiging worden records toegevoegd. Toegangstokens en synchronisatieconflicten worden versleuteld opgeslagen. Ontkoppelen wist de opgeslagen toegang tot een importbron en openstaande importvoorbeelden; al geïmporteerde administratie blijft behouden. Trek zo nodig ook bij de externe aanbieder uw toestemming in. Op die aanbieder is diens eigen privacybeleid van toepassing.

Door u gekoppelde webshops en marktplaatsen (Shopify, WooCommerce, bol.com)

Koppelt u uw Shopify-winkel, uw WooCommerce-webshop of uw bol.com-verkopersaccount, dan haalt Zenboek in uw opdracht gegevens op om uw administratie te voeren: bestellingen met naam, e-mailadres, aflever- en factuuradres, bestelde artikelen en bedragen van uw klanten (Shopify en WooCommerce), en de facturen en afrekeningen van bol.com aan u. Van bestellingen maken wij verkoopfacturen en klantrecords in uw administratie; die vallen onder de fiscale bewaarplicht. De sleutels waarmee Zenboek toegang krijgt, worden versleuteld opgeslagen en nooit getoond of gelogd. Zenboek leest alleen en stuurt geen klantgegevens naar het platform terug. Ontkoppelen wist de sleutels; al geïmporteerde administratie blijft behouden. Het platform verwerkt de gegevens op grond van uw eigen overeenkomst met dat platform en is geen subverwerker van Zenboek; op dat platform is diens eigen privacybeleid van toepassing.

Inloggen bij door u gekoppelde apps (single sign-on via SAML)

Gebruikt uw bedrijf Zenboek als inlogdienst (SAML-identity provider) voor andere apps, bijvoorbeeld Claude, Google Workspace of Microsoft 365, dan stuurt Zenboek op uw instructie bij elke login van een teamlid identiteitsgegevens naar de app die u daarvoor hebt gekoppeld: het e-mailadres of een vaste, niet herleidbare gebruikers-ID per app, en alleen de gegevens die u per app aanzet (voor- en achternaam, weergavenaam, rol of bedrijfsrol in Zenboek). U kiest de apps en wie er toegang heeft; Zenboek stuurt nooit meer. Wij bewaren per app het moment van de laatste login per teamlid en leggen elke login vast in het auditlog van uw bedrijf; de inhoud van het bericht aan de app bewaren of loggen wij niet. De sleutel waarmee Zenboek die berichten ondertekent, staat versleuteld opgeslagen. Ontkoppelt u een app of wordt een teamlid inactief, dan kan er direct niet meer via Zenboek worden ingelogd. De app is een ontvanger die u kiest en geen subverwerker van Zenboek; u blijft verwerkingsverantwoordelijke, en op de app is de eigen overeenkomst en het privacybeleid van die partij van toepassing, ook als die de gegevens buiten de EER verwerkt.

E-mailmetadata via de optionele CRM-inbox-koppeling

Wanneer u zelf uw Gmail- of Microsoft-mailbox aan het CRM koppelt (alleen-lezen, via OAuth), verwerken wij uitsluitend metadata van uw e-mailberichten: afzender, ontvanger, onderwerp, een korte voorbeeldtekst en het tijdstip. Volledige berichtinhoud en bijlagen worden nooit opgeslagen. Deze gegevens worden alleen gebruikt om berichten aan uw eigen CRM-contacten en relaties te koppelen. De toegangstokens worden versleuteld opgeslagen en u kunt de koppeling op elk moment verbreken, waarbij de gesynchroniseerde gegevens worden verwijderd.

Gegevens van zakelijke prospects (LinkedIn)

Voor onze eigen B2B-marketing benaderen wij zakelijke contacten actief via LinkedIn. Hierbij verwerken wij, uitsluitend van publiek zichtbare LinkedIn-profielen van personen die handelen in een professionele/zakelijke hoedanigheid:

• Naam, functietitel, bedrijfsnaam en LinkedIn-profiel-URL
• Publiek beschikbare LinkedIn-profielgegevens en recente LinkedIn-posts
• Door AI gegenereerde inschattingen (mogelijke pijnpunten, gebruikte software) en een voorstel voor een persoonlijk openingsbericht, ter voorbereiding op menselijke beoordeling
• De inhoud van het contact- en berichtenverkeer zodra een gesprek op LinkedIn ontstaat

Elk bericht wordt vóór verzending door een medewerker beoordeeld; er vindt geen volledig geautomatiseerde besluitvorming plaats. U kunt te allen tijde bezwaar maken tegen deze verwerking via privacy@zenboek.com of door dit aan te geven in het LinkedIn-gesprek; wij nemen dan geen contact meer op en zetten uw LinkedIn-profiel op een onderdrukkingslijst.

3. Cookies

Wij gebruiken de volgende soorten cookies:

Als u toestemming geeft voor Analytics-cookies, houden wij naast Google Analytics ook zelf bij welke publieke pagina's van zenboek.com worden bezocht, via welke bron (bijvoorbeeld een zoekmachine, LinkedIn, of een AI-assistent zoals ChatGPT) en welke campagnegegevens (UTM-parameters) daarbij horen. Op basis van uw IP-adres bepalen wij een geschatte locatie en, bij een zakelijke internetverbinding, mogelijk een bedrijfsnaam - dit gebruiken wij uitsluitend om te herkennen of een bezoekend bedrijf een relevante prospect is voor onze eigen marketing. Die opzoeking voeren wij niet zelf uit: uw IP-adres wordt daarvoor verstuurd naar IPinfo Inc. (Verenigde Staten), dat er land, stad, geschatte coordinaten en een eventuele organisatienaam bij teruggeeft. Er gaan daarbij uitsluitend IP-adressen naartoe, nooit account-, administratie- of contactgegevens. Deze gegevens worden nooit gekoppeld aan uw account als u ook klant bent, en worden na uiterlijk 6 maanden inactiviteit automatisch verwijderd (zie hoofdstuk 6). Bezoeken van automatische zoekmachine- en AI-crawlers (zoals Googlebot of GPTBot) worden apart en volledig geanonimiseerd geteld, zonder dat daarbij IP-adressen of andere persoonsgegevens worden vastgelegd - dit betreft geen natuurlijke personen en valt buiten de AVG.

Google Analytics 4 draait uitsluitend op zenboek.com zelf, alleen op de productieomgeving en alleen nadat u toestemming heeft gegeven voor Analytics-cookies; zonder die toestemming wordt het script helemaal niet geladen. IP-anonimisering staat aan, zodat Google uw IP-adres alleen verkort ontvangt. Verder verwerkt Google Analytics uw user-agent, de bezochte pagina's en een pseudonieme cookie-ID. Google LLC is gevestigd in de Verenigde Staten; voor die doorgifte gelden het EU-VS Data Privacy Framework en Standaard Contractuele Clausules (zie hoofdstuk 5c).

Daarnaast meten wij zelf, op onze eigen servers, hoe bezoekers de publieke pagina's van zenboek.com gebruiken, om de website te verbeteren (conversie-optimalisatie). Zonder toestemming voor Analytics-cookies gebeurt dat uitsluitend anoniem: per paginabezoek registreren wij welke onderdelen van de pagina in beeld kwamen, hoe ver er werd gescrold, waar werd geklikt (als positie op de pagina en een vaste aanduiding van het aangeklikte onderdeel), hoe lang de pagina open was, de soort apparaat (mobiel, tablet of desktop), de schermafmeting, de herkomstcategorie (bijvoorbeeld een zoekmachine) en campagnegegevens (UTM-parameters). Het kenmerk van het paginabezoek bestaat alleen zolang de pagina open is. Wij slaan uw IP-adres niet op, bewaren uw user-agent niet (alleen de daaruit afgeleide apparaatsoort) en registreren nooit wat u in een formulierveld typt of andere tekst van de pagina. Van formulieren registreren wij alleen welk veld werd gebruikt en of het formulier werd verzonden. Daarnaast registreren wij hoe lang de muisaanwijzer (alleen bij een muis, niet bij aanraken) zich in een vlak van de pagina bevond en hoe lang elk deel van de pagina in beeld was. Uw browser telt dat zelf op per vlak van ongeveer 40 pixels hoog; wij ontvangen alleen die totalen en nooit de route van de muis, de volgorde van bewegingen of een opname van uw scherm. Stuurt uw browser een Global Privacy Control- of Do Not Track-signaal, dan meten wij helemaal niets.

Vergelijken wij twee of meer versies van een pagina (een A/B-test), dan doet u alleen mee als u toestemming hebt gegeven voor analytische cookies. Welke versie u zag, leggen wij dan vast bij uw bezoekersprofiel van onze eigen websitemeting, zodat u bij een volgend bezoek dezelfde versie ziet en wij per versie kunnen tellen hoeveel bezoekers een account aanmaakten of een demo aanvroegen. Zonder die toestemming, of als uw browser een Global Privacy Control- of Do Not Track-signaal stuurt, ziet u altijd de standaardversie en doet u niet mee. Wij plaatsen hiervoor geen apart cookie; het cookie zb_ab dat wij tot 10 oktober 2026 gebruikten, verwijderen wij bij uw volgende bezoek.

Heeft u toestemming gegeven voor Analytics-cookies, dan koppelen wij deze paginabezoeken aan het bezoekersprofiel dat hierboven is beschreven, zodat wij kunnen zien welke route bezoekers door de website afleggen. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken via de cookiebanner.

Vanaf onze eigen server leggen wij ook vast wanneer een stap in het aanmeldproces wordt bereikt (contact- of demo-aanvraag, account aangemaakt, proefperiode gestart, onboarding afgerond, eerste factuur verzonden, abonnement betaald). Daarbij leggen wij uitsluitend interne id's en kenmerken vast (gebruikers-id, bedrijfs-id, plan, bedrag) en nooit uw naam, e-mailadres, BSN of IBAN. Alleen met uw toestemming voor Analytics-cookies wordt zo'n stap gekoppeld aan uw websitebezoek. Deze meetgegevens blijven op onze eigen servers en worden niet met derden gedeeld. Ruwe meetgegevens verwijderen wij na 90 dagen; daarna blijven alleen geaggregeerde statistieken over die niet tot personen herleidbaar zijn, maximaal 25 maanden.

Adressen zoeken

Als u een Nederlands adres zoekt, sturen wij de ingetypte adreszoekterm of postcode en huisnummer via onze server naar de PDOK Locatieserver. Na uw keuze halen wij het bijbehorende openbare BAG-adres op. Deze verzoeken bevatten geen account-id, naam van de relatie of medewerker, e-mailadres of overige formuliergegevens. U kunt adressen ook handmatig invullen.

Kentekens opzoeken (werkplaats- en occasionverkoopmodule)

Gebruikt een autobedrijf de werkplaats- of occasionverkoopmodule en vraagt het voertuiggegevens op bij de RDW, dan sturen wij alleen het kenteken via onze server naar RDW Open Data, de openbare dataset van de Rijksdienst voor het Wegverkeer. Naam, adres of andere gegevens van de klant gaan niet mee. Het antwoord (merk, model, datum eerste toelating, brandstof, kleur en APK-vervaldatum) bewaren wij maximaal 24 uur in een cache, zodat hetzelfde kenteken niet opnieuw wordt opgevraagd. De RDW is hierbij geen subverwerker: het is een openbare bron die wij raadplegen. Voertuiggegevens kunnen ook handmatig worden ingevuld.

Voertuig- en objectgegevens (werkplaatsmodule)

In de werkplaatsmodule legt een bedrijf de voertuigen, machines en apparaten van zijn klanten vast, zoals een auto, fiets, boot, landbouwmachine of wasmachine. Daarbij horen identificatienummers: kenteken, chassisnummer, framenummer, serie- of bouwnummer en rompnummer (CIN), en verder merk, model, tellerstanden in kilometers of draaiuren, keurings- en onderhoudsdatums en optioneel het adres waar het object bij de klant staat. Omdat deze nummers herleidbaar zijn tot de eigenaar, behandelen wij ze als persoonsgegevens: wij verwerken ze uitsluitend als verwerker namens dat bedrijf en voor diens werkplaatsadministratie, wij leggen ze niet vast in logbestanden en alleen het kenteken gaat ooit naar een externe bron (RDW Open Data, zie hierboven). Een serie- of framenummer dat u bij een online afspraak opgeeft, wordt alleen gekoppeld aan een object dat al op uw eigen naam bij dat bedrijf bekend is.

Uitzenden: flexkrachten en urenakkoord (module uitzenden)

Gebruikt een uitzendbureau de module uitzenden, dan verwerken wij namens dat bureau en als verwerker de plaatsingen van zijn flexkrachten bij inleners (functie, periode, uurloon en tarief), de urenbriefjes, de fase in het fasensysteem, de datum waarop het bureau de identiteit controleerde met het soort document en de geldigheidsdatum (zonder kopie en zonder documentnummer), en de geldigheid van een eventuele werkvergunning. Bent u contactpersoon van een inlener en keurt u uren goed via de link uit de e-mail, dan leggen wij uw naam, uw e-mailadres, het tijdstip, uw IP-adres, uw browser en een controlegetal van de goedgekeurde uren vast als bewijs van het akkoord. De akkoordpagina toont u alleen naam, functie, dagen en uren van de flexkracht, geen loon of tarief. Goedgekeurde urenbriefjes horen bij de loon- en factuuradministratie en volgen de bewaartermijn van 7 jaar. Binnen de eigen administratie kan het bureau vacatures aan inleners en roosterdiensten aan plaatsingen koppelen. De vacaturekoppeling vraagt toegang tot werving en uitzenden; de dienstkoppeling vraagt toegang tot planning en uitzenden. Deze interne koppelingen geven de inlener geen toegang tot kandidaat- of medewerkerdossiers. Het bestaande urenakkoord via de e-maillink blijft daarvan gescheiden. Voor de salarisadministratie legt het bureau ook gecontroleerde arbeidsovereenkomsten, fasebeginstanden, referenties van gewerkte en betaalde vakantieweken en pensioen- en fondsdeelnames vast. Wettelijk benodigde AWf-bewijsgegevens omvatten documentreferenties, ondertekenings- en geldigheidsdatums en de soort UWV-werkgeversbetaling, zonder medische details. Ontbrekende loonbronnen bij historische uren worden afzonderlijk bevestigd met een bronreferentie en controledatum. Historische berekeningsgegevens worden versleuteld bewaard bij de loonadministratie. Deze gegevens worden niet aan inleners getoond en vallen onder dezelfde toegangsrechten en toepasselijke bewaartermijnen. Bij huisvesting verwerkt het bureau woonperioden, huurafspraken, kwaliteits- en certificeringsreferenties, vrijwillige woonkeuzes en afzonderlijke, intrekbare looninhoudingsmachtigingen. Vervoerplanning omvat ritten, chauffeurs en passagiers. Gecontroleerde loonafspraken, inhoudingen, reserveringssaldi en gedateerde ziekteregels bewaren de benodigde financiële bron en historie, zonder diagnoses. Gedateerde arbeidsvoorwaarden van de inlener en gecontroleerde bronnen voor inkomensgaranties omvatten de relevante voorwaarden, aankomst- en werkstartdatums en bewijsreferenties, zonder nationaliteit of afkomst af te leiden. Deze gegevens zijn alleen beschikbaar binnen de eigen organisatie met passende HR-, uitzend- en financiële rechten. Een gewone administratiereset bewaart deze HR- en loonhistorie. Er geldt geen nieuwe algemene bewaartermijn voor woon- of vervoersgegevens: het bureau bepaalt de toepasselijke termijn per doel en wettelijke verplichting. Pensioenaangiften gebruiken afzonderlijke test- en productie-inrichting; verzending naar een pensioenuitvoerder vereist de expliciet ingerichte aansluiting en de betreffende bevoegdheid.

Noodcontacten van medewerkers (HR-module)

Een bedrijf kan bij een medewerker maximaal twee noodcontacten vastleggen: naam, relatie tot de medewerker (bijvoorbeeld partner of ouder) en telefoonnummer. De medewerker kan ze ook zelf invullen en bijwerken in het medewerkersportaal of de app. Dit zijn persoonsgegevens van iemand anders dan de medewerker. Wij verwerken ze als verwerker namens dat bedrijf, alleen om in een noodgeval iemand te kunnen bereiken. Ze zijn alleen zichtbaar voor de medewerker zelf en voor gebruikers met HR-rechten van het eigen bedrijf, worden niet in logbestanden vastgelegd en worden vervangen door fictieve gegevens in geanonimiseerde kopieën. Na uitdiensttreding vervalt het doel: Zenboek wist de noodcontacten automatisch 3 maanden na de uitdienstdatum en laat HR bij het vastleggen van die datum weten wanneer dat gebeurt. Gewiste gegevens kunnen daarna nog tot 30 dagen in onze versleutelde back-ups staan; die verlopen vanzelf.

Verkeersboetes op auto's van de zaak (wagenparkmodule)

Registreert een bedrijf verkeersboetes op zijn voertuigen, dan verwerken wij namens dat bedrijf de gegevens van de boete (CJIB-nummer, feitcode, overtreding, moment, plaats en bedrag, en de scan van de beschikking in afgeschermde opslag) en de vermoedelijke bestuurder. Wil het bedrijf een boete met het loon verrekenen, dan legt een gebruiker met het recht om personeelsgegevens te beheren vast wanneer en waar de medewerker schriftelijk toestemming gaf en welke beslagvrije voet geldt; de verrekening gaat alleen via een gecontroleerde loonafspraak die het minimumloon beschermt. De medewerker ziet zijn eigen boetes in het medewerkerportaal en kan bezwaar maken; zolang een bezwaar loopt, wordt er niets verrekend. Het bezwaar, de beslissing en de historie zijn alleen zichtbaar voor de medewerker zelf en voor gebruikers met HR-rechten van het eigen bedrijf, en de toelichtingen worden versleuteld opgeslagen. Verrekende boetes horen bij de loonadministratie en volgen de bewaartermijn daarvan; voor de overige boetegegevens bepaalt het bedrijf de termijn.

Onderhoud en service op locatie (servicemodule)

Gebruikt een installatie-, onderhouds- of storingsbedrijf de servicemodule, dan verwerken wij namens dat bedrijf ook: locaties van zijn klanten met de naam, het telefoonnummer en het e-mailadres van een contactpersoon op locatie en toegangsinstructies (geen codes of wachtwoorden; de applicatie waarschuwt daarvoor); meetwaarden en uitkomsten van onderhoudschecklists; een F-gassenlogboek per installatie met de naam van de monteur; certificaten van keuringsinstellingen; en storingsmeldingen met de naam en het telefoonnummer van de melder en eventueel een foto. Certificaten en foto's staan afgeschermd opgeslagen en zijn alleen via de applicatie te openen door medewerkers van dat bedrijf met de juiste rechten. Een storing die u als klant in het klantportaal meldt, gaat alleen naar het bedrijf waarvan u klant bent. Een routeknop opent de kaartenapp van de monteur; wij sturen daarbij zelf niets naar een kaartdienst. Het F-gassenlogboek bewaart het bedrijf minstens vijf jaar, omdat de F-gassenverordening (EU) 2024/573 dat voorschrijft; daarom kan een installatie met een recent logboek niet worden verwijderd.

4. Waarom verwerken wij uw gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven doeleinden en op basis van een wettelijke grondslag (AVG art. 6).

5. Derde partijen en sub-verwerkers

Zenboek deelt uw gegevens alleen met derden voor zover noodzakelijk voor de dienstverlening. Met alle verwerkers sluiten wij een verwerkersovereenkomst (AVG art. 28). Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden.

Een volledige lijst van sub-verwerkers is beschikbaar op /subverwerkers.

5b. AI-verwerking en geautomatiseerde besluitvorming

Zenboek biedt functies op basis van kunstmatige intelligentie, zoals transactiecategorisatie, de AI-boekhoudassistent, belastingtips en het uitlezen van facturen en bonnetjes. Daarnaast gebruiken wij AI voor ons eigen LinkedIn-prospectonderzoek (zie hierboven).

Alleen met toestemming van uw bedrijf. Gegevens uit uw administratie worden alleen door AI verwerkt nadat uw bedrijf daarvoor toestemming heeft gegeven, tijdens de onboarding of via Instellingen > AI Autopilot. Die toestemming is vrijwillig: zonder toestemming werkt Zenboek gewoon, alleen zonder AI-functies, en gaan er geen gegevens uit uw administratie naar een AI-aanbieder. U kunt de toestemming op elk moment intrekken via Instellingen > AI Autopilot; daarmee worden alle AI-functies uitgezet. Het geven en intrekken van toestemming wordt vastgelegd. Automatische AI-functies (bijvoorbeeld het categoriseren van geïmporteerde banktransacties) draaien bovendien alleen als u de bijbehorende schakelaar in de AI-instellingen aanzet.

Welke gegevens. Wanneer u een AI-functie gebruikt, worden de gegevens die die functie nodig heeft naar de AI-aanbieder gestuurd. Deze gegevens worden daarvoor niet geanonimiseerd. Afhankelijk van de functie gaat het onder meer om: afbeeldingen van bonnetjes en PDF's van (inkoop)facturen en andere documenten, transactieomschrijvingen met naam en IBAN van de tegenpartij en bedragen, klant- en CRM-gegevens, cv's en sollicitatiegegevens van kandidaten, werknemergegevens (zoals naam en functie) bij het opstellen van een contractconcept, en financiële cijfers uit uw administratie voor analyses en adviezen. De AI-functies in de applicatie worden verwerkt door Google (Gemini); de overige AI-aanbieders in de tabel hierboven worden gebruikt voor de daar genoemde doeleinden.

Geautomatiseerde besluitvorming (AVG art. 22): Zenboek past geen volledig geautomatiseerde besluitvorming toe die rechtsgevolgen voor u heeft. AI-suggesties zijn altijd informatief en vereisen uw eigen beoordeling; u kunt AI-output altijd handmatig aanpassen of negeren.

5c. Internationale gegevensoverdrachten

Uw gegevens worden primair opgeslagen binnen de EER (Hetzner, Duitsland/Finland). Voor specifieke functies worden gegevens overgedragen aan dienstverleners buiten de EER, voornamelijk de Verenigde Staten: AI-verwerking (Google, OpenAI, Anthropic, Cohere), push-notificaties (Expo), website-analyse (Google Analytics) en de IP-locatiebepaling voor onze bezoekstatistieken (IPinfo). Voor deze overdrachten gelden Standaard Contractuele Clausules (SCC's) en/of het EU-VS Data Privacy Framework als waarborg conform AVG art. 46. Welke waarborg per partij geldt, staat in de subverwerkerslijst.

Audio en video van demo- en klantgesprekken verlaten de EER niet: die lopen via een LiveKit-mediaserver die wij zelf beheren op onze eigen infrastructuur in Duitsland, zonder externe videoaanbieder.

Gegevens van onze eigen websitemeting (conversie-optimalisatie) verlaten onze eigen servers binnen de EER niet: daar is geen externe analysedienst bij betrokken.

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk:

7. Uw rechten onder de AVG

Als betrokkene heeft u de volgende rechten. U kunt uw verzoek indienen via privacy@zenboek.com. Wij reageren binnen 30 dagen.

• Inzage: U kunt opvragen welke gegevens wij van u hebben.
• Rectificatie: U kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
• Vergetelheid (wissing): U kunt verzoeken uw gegevens te verwijderen, tenzij een wettelijke bewaarplicht van toepassing is. Uw account verwijdert u zelf via Instellingen op de website of in de app, nadat u akkoord bent gegaan met de voorwaarden die daar staan. U verliest direct de toegang; na 90 dagen worden uw naam, e-mailadres, inloggegevens en alles wat alleen over u gaat onherroepelijk gewist of geanonimiseerd, ook waar uw naam of e-mailadres elders stond. Wat wettelijk bewaard moet blijven, blijft bestaan zonder uw naam en e-mailadres: de administratie van de bedrijven waarvoor u werkte (7 jaar, art. 52 AWR en art. 2:10 BW), het bewijs van digitale ondertekeningen en het bewijs van uw verzoek en eerdere toestemmingen (art. 5 lid 2 AVG). Versleutelde back-ups verlopen binnen 30 dagen.
• Dataportabiliteit: U kunt uw gegevens in een leesbaar formaat opvragen.
• Beperking: U kunt de verwerking van uw gegevens (tijdelijk) laten beperken.
• Bezwaar: U kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Klacht indienen: U heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beveiligen:

• Alle dataoverdracht verloopt versleuteld via HTTPS/TLS.
• Wachtwoorden worden gehashed opgeslagen (bcrypt) en nooit in leesbare vorm bewaard.
• Twee-factor-authenticatie (2FA) is beschikbaar voor alle accounts.
• Toegang tot productiedata is beperkt tot geautoriseerde medewerkers op basis van het least-privilege principe.
• Onze servers draaien in een datacenter dat ISO 27001-gecertificeerd is. Zenboek zelf is geen ISO-gecertificeerde organisatie, maar maakt gebruik van gecertificeerde infrastructuur.
• Er worden regelmatig back-ups gemaakt, versleuteld opgeslagen binnen de EU.
• Vraagt u zelf een backup van uw administratie aan, dan wordt die op een niet-publieke opslaglocatie gezet en is hij alleen te downloaden nadat u bent ingelogd, via een niet te raden adres. Wachtwoorden en toegangssleutels blijven er buiten. Na 7 dagen vervalt de download en wordt het bestand van onze servers verwijderd.
• De mobiele app slaat loonstroken, salarissen, verzuim, bankgegevens en andere bijzondere persoonsgegevens nooit op het toestel op, en laat velden als BSN en IBAN weg uit de offline kopie. Die offline kopie (maximaal 7 dagen) is niet apart door de app versleuteld maar valt onder de afscherming van het besturingssysteem; uw inlogtoken staat wel in de beveiligde opslag van het toestel. De kopie tegen dubbele verwerking op onze server wordt versleuteld opgeslagen en na 8 dagen verwijderd.

Bij een datalek waarbij uw rechten en vrijheden in gevaar kunnen komen, stellen wij u en de Autoriteit Persoonsgegevens hiervan in kennis conform AVG art. 33–34.

9. Contact & vragen

Voor vragen over dit privacybeleid of het uitoefenen van uw rechten kunt u contact opnemen via: