Je eerste factuur indienen via het Zenboek leveranciersportaal

Als leverancier wil je natuurlijk dat je facturen snel en correct worden verwerkt, zodat je op tijd betaald krijgt. Steeds meer bedrijven, waaronder die met Zenboek werken, bieden hun leveranciers een handig portaal om dit proces te versnellen en transparanter te maken. Dit scheelt jou een hoop tijd en gedoe met e-mails.

Welkom in het leveranciersportaal

Het Zenboek leveranciersportaal is ontworpen om de communicatie rondom facturen te stroomlijnen. Je kunt er je bedrijfsgegevens beheren, facturen indienen en de status van je betalingen inzien. Dit artikel helpt je op weg met de eerste stappen, zodat je direct aan de slag kunt.

Je account activeren en inloggen

Je ontvangt een uitnodiging van je opdrachtgever om gebruik te maken van het Zenboek leveranciersportaal. Deze e-mail bevat een link om je account te activeren en een wachtwoord in te stellen. Volg deze stappen:

1. Open de uitnodiging: Zoek de e-mail van je opdrachtgever in je inbox (controleer eventueel je spammap).

2. Klik op de activatielink: Deze link leidt je naar een pagina waar je een veilig wachtwoord kunt aanmaken.

3. Stel je wachtwoord in: Kies een sterk wachtwoord en bevestig dit.

4. Log in: Gebruik je e-mailadres en het zojuist ingestelde wachtwoord om in te loggen op het portaal.

Je bedrijfsgegevens controleren en aanvullen

Voordat je de eerste factuur indient, is het belangrijk om je bedrijfsgegevens te controleren en waar nodig aan te vullen. Dit zorgt ervoor dat je facturen correct worden verwerkt en je betalingen zonder problemen kunnen plaatsvinden.

1. Navigeer naar ‘Mijn gegevens’: Na het inloggen vind je vaak een sectie zoals ‘Mijn profiel’ of ‘Bedrijfsgegevens’.

2. Controleer bestaande informatie: Kijk of je bedrijfsnaam, adresgegevens en KvK-nummer correct zijn ingevuld.

3. Vul ontbrekende gegevens aan: Voeg zaken als je bankrekeningnummer (IBAN) en eventueel contactpersonen toe. Deze zijn cruciaal voor een vlotte betaling.

4. Sla wijzigingen op: Vergeet niet je aanpassingen op te slaan.

Een nieuwe factuur indienen

Nu je gegevens kloppen, kun je je eerste factuur indienen. Dit proces is eenvoudig en zorgt ervoor dat je factuur direct in de administratie van je opdrachtgever terechtkomt.

1. Ga naar ‘Facturen indienen’: Zoek in het portaal naar een optie zoals ‘Nieuwe factuur’ of ‘Factuur uploaden’.

2. Kies je factuurbestand: Klik op de knop om je factuur (meestal in PDF-formaat) te uploaden vanaf je computer.

3. Controleer de gegevens: Het systeem probeert vaak automatisch gegevens van je factuur te herkennen, zoals het factuurnummer, de factuurdatum en het bedrag. Controleer of deze gegevens correct zijn overgenomen.

4. Vul eventuele extra velden in: Soms zijn er specifieke projectnummers, kostenplaatsen of referentienummers nodig. Vul deze aan als je opdrachtgever hierom vraagt.

5. Verzend de factuur: Zodra alles klopt, dien je de factuur in. Je ontvangt vaak een bevestiging van de succesvolle indiening.

De status van je ingediende facturen controleren

Een groot voordeel van het leveranciersportaal is de transparantie over de status van je facturen. Je kunt op elk moment zien of een factuur ontvangen, goedgekeurd of betaald is.

1. Ga naar ‘Mijn facturen’: In deze sectie vind je een overzicht van al je ingediende facturen.

2. Bekijk de status: Bij elke factuur staat de actuele status vermeld. Dit kan variëren van ‘In behandeling’ tot ‘Goedgekeurd’ of ‘Betaald’.

3. Inzicht in betalingen: Zo zie je direct wanneer je een betaling kunt verwachten, zonder dat je contact hoeft op te nemen met je opdrachtgever.

Met het Zenboek leveranciersportaal dien je niet alleen snel en gemakkelijk je facturen in, je hebt ook direct inzicht in de status en planning van je betalingen. Dit bespaart je tijd en geeft je de controle over je administratie, zonder gedoe met handmatige communicatie. Zo kun jij je richten op wat echt belangrijk is: jouw bedrijf.